Onboarding neuer Mitarbeiter in Agenturen

(Achtung, dieser Artikel könnte Spuren von Ironie & Sarkasmus enthalten!)

Endlich! Auf die gefühlt schon ewig ausgeschriebene Stellenanzeige hat sich ein Opf.. geschätzter neuer Kollege bei Deiner Agentur beworben. Auch die Mitarbeitenden atmen auf - eine Auslastung unter 120% ist in greifbarer Nähe!

Doch ehe es losgeht, muss einiges bedacht werden. Schließlich soll das neue Teammitglied nicht vor dem ersten Kundenkontakt durch das Onboarding vergrault werden, oder? Ganz zu schweigen von der Wirkung an weitere potenzielle Bewerber und in das Team selbst hinein. 

Also, Tablet raus und den Pencil zücken!

Der Abstieg in den Agentur Wahnsinn in 4 Schritten

Bevor wir im Detail auf die konkreten Schritte im Onboarding neuer Mitarbeiter schauen, zunächst einige grundsätzliche Infos. In der Regel streckt sich das Onboarding über die gesamte Probezeit, sprich zwischen 3 und 6 Monaten. Der Prozess kann aber sowohl kürzer, als auch länger ausfallen, je nach Ausgangslage und Position.

Das Wichtigste: Ein konkreter Onboarding Plan mit spezifischen Abläufen muss her. Wischi, Waschi und ein Obstkorb auf dem Tisch reichen da nicht. Man unterscheidet zwischen drei Aspekten des Onboardings neuer Mitarbeiter: 

• Fachliches Onboarding
• Soziales Onboarding
• Kulturelles Onboarding

Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag

Onboarding beginnt bereits, bevor der neue Kollege einen Schritt in die heiligen Hallen Deiner Agentur gesetzt hat. Mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrages ist der Startschuss zu den anstehenden Vorbereitungen erfolgt. Ein simples Erfolgsrezept zu Beginn: Einleitende Gespräche und ein vorzeitiges Abholen, ja regelrechtes Kommunizieren ist das A & O. Idealerweise direkt auf Augenhöhe und nicht als Predigt von der Kanzel herab.

Weiterhin sehr elementar ist die Einrichtung des Arbeitsplatzes und zwar unerheblich, ob im Büro oder im Home Office. In beiden Fällen gilt es, Vorkehrungen zu treffen und den neuen Mitarbeiter mit allem auszustatten, was für das Überleben notwendig ist. Dazu gehören zum Beispiel alle technischen Geräte (Laptop, Tastatur, Maus, Diensthandy, Headsets, Datenträger, externe Laufwerke, etc.), der Arbeitsplatz als solches (voll ausgestatteter und aufgeräumter Schreibtisch) sowie das Set-Up (Einrichtung der Postfächer, E-Mail Adressen, mögliche Konten bei Office-Diensten, etc.). Auch sollten bereits im Vorhinein wichtige Zugänge und Passwörter bereitgestellt werden, damit am ersten Tag nichts mehr schief gehen kann. 

Darüber hinaus solltest Du Dich natürlich ebenfalls um alle rechtlichen Belange kümmern, Personalfragebögen und Weiteres zuschicken und vorbereiten. In diesem Zug bietet sich das Verschicken einer Sammlung an Onboarding-Infos an, diese können in unterschiedlicher Form aufbereitet sein. 

Was noch? Ach ja, es wäre keine schlechte Idee, dem Team Bescheid zu geben! Das herzliche Willkommen am ersten Tag durch die neuen Kolleg:innen ist wichtig und sollte vorab geklärt werden. Inklusive eines festen Ansprechpartners oder auch “Agentur-Paten”, welcher sich während des gesamten Prozesses um das Küken kümmert und für Fragen und Anliegen bereit steht.

Übrigens: Der Onboarding Plan mit konkreten Schritten steht idealerweise vor dem 1. Tag und kann transparent mit dem oder der Neuen geteilt werden. So ist von Anfang an eine klare Orientierungshilfe geboten.

Beginn der Knechtschaft: Der erste Tag

Dann ist es endlich soweit: Der erste Arbeitstag beginnt! Anstatt die neue Kolleg:in einfach im Flur oder vor der Tür warten zu lassen, lässt ein Abholen und eine Begrüßung durch den Vorgesetzten, Geschäftsführer oder andere Teammitglieder den Tag gut beginnen. 

Am Schreibtisch angelangt, wartet vielleicht sogar eine kleine Aufmerksamkeit auf den neuen Mitarbeitenden, wer weiß? Damit nicht gleich Unsicherheit oder gar Chaos aufkommt, ist eine gute Vorbereitung das A & O. Dazu gehört eine vorab erfolgte Koordination der ersten Termine und Calls, eine administrative Einweisung und idealerweise sollte auch eine Onboarding-Präsentation schon griffbereit in der (digitalen) Schublade liegen. 

Anstatt sich am ersten Tag direkt ins operative Geschäft zu stürzen, steht zunächst ein allgemeines Kennenlernen auf der Tagesordnung. Ein Kennenlernen des Teams, der Abläufe, Firmenkultur, Werte, Ziele und weiteren Informationen zum Aufgabenbereich. Für den 1. Tag , beziehungsweise die erste Woche eignet sich zum Beispiel das Durchforsten eines Agentur Handbuchs oder besagter Onboarding-Präsentation perfekt.

Nach der anfänglichen Orientierung im neuen Job bietet sich ein gemeinsames Mittagessen oder sogar ein erstes After Work an.

3 Monate Orientierungsphase oder: Einfach klarkommen

Der Startschuss ist gefallen, aber mit dem 1. Tag endet das Onboarding neuer Mitarbeiter noch nicht. Die nächsten 3 Monate sind als Orientierungsphase bekannt. In dieser Zeit sollten dem neuen Kollegen alle relevanten Projekte & Kunden vorgestellt werden und eine operative Einarbeitung erfolgen. 

Auch das Vermitteln der Firmenwerte und Vision ist mit dem Durchsehen der Onboarding-Präsentation nicht getan, sondern vielmehr ein stetiger Prozess, der gerade in den ersten Monaten immer wieder auf der Tagesordnung steht. 

Wichtig in diesem Zeitraum sind vor allem zwei Dinge: Zum einen sollte ein regelmäßiger Austausch auf Augenhöhe und beidseitiges Feedback in den ersten Wochen stattfinden. Je besser und transparenter der Mitarbeitende hier abgeholt wird, desto effektiver kann die Bindung an Deine Agentur und den neuen Job gefördert werden.

Zum anderen ist es entscheidend, mit dem anstehenden Workload nicht zu über-, aber auch nicht zu unterfordern. Der oft beschworene Mittelweg an Auslastung und Komplexität der Aufgaben ist der Way-to-go.

Integrationsphase bis zum Ende der Probezeit

Die Einschätzung schwankt, in der Regel zieht sich das Onboarding neuer Mitarbeiter bis zum Ende der Probezeit. Diese Zeitspanne ist als Integrationsphase bekannt und kann sich theoretisch über die Probezeit hinaus bis zu einem Jahr strecken - immer individuell an den Stand der neuen Kolleg:in angepasst. Regelmäßige Feedbackgespräche auf Augenhöhe (und am besten ohne zu viele Bauchschmerzen auf Seiten des Mitarbeitenden) sind der Schlüssel, um die letzte Phase des Onboarding-Prozesses sauber abzuschließen und idealerweise eine langfristige Mitarbeiterbindung zu erreichen.

No-Go’s für das Onboarding neuer Mitarbeiter

Soweit so gut - Jetzt hast Du alles Wichtige an der Hand, um das Onboarding neuer Mitarbeiter für beide Seiten zufriedenstellend zu gestalten. Doch was sind die absoluten No-Go’s und Fallstricke beim Onboarding, auf die Du definitiv achten solltest? Zu den No-Go's im Onboarding gehört:

• Keine aktive Begrüßung des neuen Mitarbeitenden am 1. Arbeitstag (Sei ehrlich, wie würdest Du dich fühlen?).
• Andere Kolleg:innen sind nicht anwesend oder schlimmer - nicht interessiert und arbeiten abgekapselt vor sich hin - Teamgefühl ist etwas anderes.
• Der Arbeitsplatz ist nicht fertig eingerichtet oder im schlechtesten Fall ist überhaupt kein freier Platz verfügbar. Wirkt nicht nur unseriös, sondern hinterlässt gleich zu Beginn kein gutes Gefühl.
• Es ist keine Vorbereitung zur Einarbeitung erfolgt und der neue Mitarbeitende weiß nicht, was zu tun ist. Ein luftleerer Raum und im schlimmsten Fall Langeweile am 1. Tag vergiftet direkt zum Start die frische Arbeitsbeziehung und sorgt unter Umständen dafür, dass der 1. Tag gleichzeitig auch der Letzte war.

Unser Fazit zum Onboarding neuer Mitarbeiter 

Puh, das war jetzt jede Menge Input, wissen wir. Zum Onboarding neuer Mitarbeiter gehört eben einiges dazu, wenn Du nicht nach einem Monat die Stelle wieder neu ausschreiben möchtest. Wir hoffen, dass Du das ein oder andere für Deinen Onboarding Prozess mitnehmen konntest. Das Wichtigste nochmal zum Schluss: Halte das Onboarding immer auf Augenhöhe und versetze Dich selbst in die Rolle des neuen Mitarbeitenden. Dann wird das schon, Du wirst sehen!