Der Tag hätte so schön werden können: Die Sonne scheint, alle sind heute nett und irgendwie cool drauf. Die Kaffeekanne ist randvoll und Deine Lieblingstasse ist auch noch nicht vergriffen. Und während Du Dich mit einem Lächeln im Gesicht und einem Kaffee in der Hand in Deinen Schreibtischstuhl schwingst, verfinstert sich die Agentur plötzlich.
Von Weitem hörst Du diese unangenehme Stimme, die nervtötender und unsympathischer nicht sein könnte und sofort weißt Du: Die anstrengende Agentur-Horrorkundin Nummer Eins ist auf dem Flur und erfüllt dort nur einen Zweck: Sie will Euch das Leben schwer machen, mit überzogenen Ansprüchen und ihrer durch und durch schwierigen Art.
Und während wie durch Zauberhand alle Türen der Agentur zu schnellen, bleibt der guten Frau Meyer nichts anderes übrig, als ausgerechnet Dein Büro zu betreten - man möchte ja mal schauen wie es mit der geplanten Kampagne weitergeht. Und Dir stellt sich die Frage, ob es sinnvoll sei, aus dem Fenster zu springen, oder ob es vielleicht noch andere sinnvolle Methoden gibt, wie sich diese Situation lösen lässt?
Inhaltsverzeichnis
- Die besten Tipps für den Umgang mit schwierigen Kunden
- Unser Fazit zum Umgang mit schwierigen & anstrengenden Kunden
Die besten Tipps für den Umgang mit schwierigen Kunden
Der Sprung aus dem Fenster scheint eine sehr schlechte Lösung für den Umgang mit schwierigen bzw. anstrengenden Kunden zu sein. Besser wäre es, wenn Du die folgenden Tipps beherzigt, um eine geeignete Beziehung zu Frau Meyer zu finden:
1) Bleib ruhig:
Bewahre die Ruhe! Na klar… Das ist leichter gesagt als getan. Aber versuch es einfach mal: Selbst falls Frau Meyer (wie immer) völlig aufgebracht ist, vermeide es, emotional zu reagieren, und bleibe professionell.
2) Höre zu:
Lausche aufmerksam (oder täusche es zumindest vor) und lasse die Horror-Kundin ihre Anliegen und Frustrationen äußern. Manchmal hilft es nämlich schon, wenn eine schwierige Kund:in das Gefühl hat, dass sie gehört wird.
3) Zeige Empathie:
Zeige Mitgefühl für die Situation des anstrengenden Kunden (m/w/d), egal wie schwer Dir dies auch fallen mag. Selbst wenn Du die Position überhaupt nicht teilen kannst, so macht es dennoch Sinn dem Gegenüber das Gefühl von Verständnis für die Lage zu geben. Das kann dazu beitragen, die Spannungen zu verringern.
4) Kommuniziere klar:
Wie heißt es immer so schön? Kommunikation ist alles! Sprich also klar und deutlich mit der lieben Frau Meyer, ohne sie zu unterbrechen. Warte außerdem mit klaren Informationen und Erklärungen auf.
5) Agiere lösungsorientiert:
Biete konkrete Lösungen oder Optionen an, um das Problem des schwierigen Kunden (m/w/d) zu lösen, auch wenn dies bei der verschrobenen Frau Meyer wirklich nicht einfach ist. Versuche, gemeinsam mit ihr eine Lösung zu finden.
6) Setze Grenzen:
Sollte die Kund:in unhöflich oder respektlos sein (was ja durchaus vorkommen kann), ist es in Ordnung, höflich aber bestimmt, Grenzen zu setzen und zu erwidern, dass Du einen respektvollen Umgang erwartest.
7) Arbeite im Team:
Ziehe Kolleg:innen oder Vorgesetzte hinzu, wenn die Situation außer Kontrolle gerät oder Du nicht weiterkommst. Auch, wenn diese sich genauso gerne vor der Konfrontation mit Frau Meyer drücken: Haltet zusammen, denn nur gemeinsam könnt ihr die Lage besser bewältigen.
8) Dokumentiere Gespräche:
Wie wir alle wissen, ist Frau Meyer eine äußerst anstrengende Kundin und diese Eigenschaft teilt sie mit vielen anderen Zeitgenoss:innen. Schließlich redet diese Art der Kunde:innen mal so und im nächsten Moment so. Hier macht es sehr viel Sinn, Termine zu dokumentieren. Dies ist später hilfreich, um mögliche Missverständnisse zu klären.
9) Schulung und Training:
Unternehmen können Schulungen anbieten, um Mitarbeiter:innen auf den Umgang mit schwierigen Kund:innen vorzubereiten.
10) Selbstfürsorge:
Der Umgang mit schwierigen Kunden (m/w/d) kann stressig sein, kennen wir. Vergiss nicht, Dich selbst zu schützen und die eigene mentale Gesundheit zu bewahren… nicht, dass der Sprung aus dem Fenster eines Tages verlockend erscheint.
11) Nutze Kundenfeedback:
Verwende das Feedback von solchen schwierigen Kunden (m/w/d), um Deine Produkte oder Dienstleistungen zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Will heißen: Manchmal ist es gar nicht so dumm auf die Anforderungen, Idenn, etc. der schwierigen Frau Meyer einzugehen und ihren Wünschen entsprechend zu handeln. (Auch wenn sich bei Dir innerlich alles gegen diese Option wehrt.)
Unser Fazit zum Umgang mit schwierigen & anstrengenden Kunden
Ja, wir geben es zu: Wenn ein Tag super läuft und dann ein/e Horrorkund:in die Agentur betritt, ist die gute Laune erstmal dahin. Schwierige Kunden (m/w/d) nerven, aber sie sind trotzdem da. Es macht hier also keinen Sinn, die Flinte ins Korn zu werfen und zu verzweifeln. Da diese Art der Kund:innen zum Agenturalltag dazu gehören, musst Du lernen, mit ihnen umzugehen. Mit unseren Tipps ist dies möglich. So sind in Zukunft Frau Meyer und Co hoffentlich kein Problem mehr für Dich!
Beste Geschenkideen für Kollegen in der Agentur
person Manuela date_range 17.10.23Kein Verzweifeln mehr bei der Suche nach einem Geschenk. Finde hier die besten Geschenkideen für Kollegen in der Agentur!
Kreative Bewerbung – So überzeugst Du von Dir!
person Alexa date_range 07.11.23Du bist auf Suche nach Deinem Traumjob in der Kreativbranche. Was darf da nicht fehlen: Eine kreative Bewerbung natürlich!
