Workation richtig planen - Wichtige Tipps, Vor- & Nachteile

Workation - Mittelstands-Manfred würde jetzt sagen: “Wieder so ein neumodischer Quatsch. Gab es zu meiner Zeit nicht!” Naja - Zeiten ändern sich eben, sage ich dazu.

Urlaub und Arbeiten unter einen Hut bringen, hört sich fast schon zu gut an, um wahr zu sein. In diesem Artikel beleuchte ich das Thema Workation - vom Konzept über die Planung bis hin zu wichtigen Tipps für Dich anhand eigener Erfahrungen, die ich während meiner ersten Workation machte. Gewissermaßen ein Zeugenbericht aus erster Hand.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Workation?
• Tipps für die Planung einer Workation
  • Tipp 1: Teilnehmer einplanen
  • Tipp 2: (Mehrere) Meetings vorbereiten & planen
  • Tipp 3: Eckdaten festhalten
  • Tipp 4: Die richtige Planung der Unterkunft
  • Tipp 5: Aufenthalt vor Ort vorplanen
  • Tipp 6: Weit im Voraus planen
  • Workation mit oder ohne Einbeziehung des Arbeitgebers
• Vor- & Nachteile einer Workation - Ist wirklich alles toll?
  • Die besten Locations für eine gelungene Workation auswählen
• Das Fazit zur richtigen Planung einer Workation

Was ist eine Workation?

Also, steigen wir direkt in die Thematik ein. Das Wort an sich ist eine Fusion aus den englischen Begriffen “work” für Arbeit und “vacation” für Urlaub. Soweit schonmal logisch. 

Das Konzept vereint die (vermeintlichen) Gegensätze von Arbeit und Urlaub und verlegt den Arbeitsort remote an eine Urlaubs-Location. Der Distanz und Ausgestaltung einer Workation sind dabei auf dem Papier keine Grenzen gesetzt - muss allerdings vom Arbeitgeber genehmigt sein. Besonders in jüngeren & modernen Milieus der Arbeitswelt, wie dem IT-Sektor oder der Agenturlandschaft finden sich immer häufiger neue Arbeitsformen wie Workation oder werden sogar aktiv von der Belegschaft eingefordert.

Doch lasst euch nicht von der Illusion täuschen: Workation bedeutet eben nicht, eine Stunde am Laptop zu sitzen und den Rest des Tages Cocktails am Strand zu schlürfen. Meist muss die reguläre Arbeitszeit auch hier genau eingehalten werden, ein längerer Ausflug zum Strand ist so eher nach dem Feierabend möglich. 

Tipps für die Planung einer Workation

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Das Planen einer Workation nimmt einiges an Zeit und Nerven in Anspruch. Besonders je mehr Personen an der Vorbereitung beteiligt sind. Um Stress vorzubeugen, folgen nun einige Tipps, welche die Planung einer Workation erleichtern.

Tipp 1: Teilnehmer einplanen

Wenn nicht von Beginn an klar, überlegt gut, wer an der Workation teilnehmen soll oder eventuell möchte. Eine genaue Festlegung des Personenkreises und der Anzahl ist zentral, um in die weitere Detailplanung einzusteigen. Ist die Workation innerhalb eines Unternehmen oder einer Agentur geplant, kann außerdem das Nicht-Einladen einiger Teammitglieder:innen für Verstimmung sorgen - vielleicht sogar mit der Geschäftsführung. 

Ebenfalls wichtig zu wissen: Am Ende des Planungsprozesses sind unter Umständen nicht mehr alle initialen Teilnehmer:innen noch dabei - behaltet euch diese Möglichkeit stets im Hinterkopf, auch mit Blick auf die Kosten.

Tipp 2: (Mehrere) Meetings vorbereiten & planen

Eins halte ich vorweg schon fest: Es wird in der Regel nicht bei einem Meeting zur Planung einer Workation bleiben! Macht euch zuvor alle bereits erste Gedanken was das Budget, mögliche Reiseziele und Zeiten angeht - so läuft das Planungstreffen gleich viel koordinierter und zielgerichteter.

Wundert euch dennoch nicht, falls die erste Stunde unabhängig von der Vorbereitung ins Chaos abrutscht. Brainstorming in sämtliche Richtungen ist erlaubt, sollte aber ab einem gewissen Punkt abgebrochen und in geordnete Bahnen gelenkt werden.

Tipp 3: Eckdaten festhalten

Zu diesen Informationen gehören das Budget (sowohl je Person, als auch euer Gesamt-Limit), die Reisedistanz (welche wiederum direkt das Budget beeinflusst), mögliche Transportmittel und last but not least den Reiseort. Ich empfehle 2-3 valide Alternativen auszuwählen, über die später abgestimmt werden kann.

Tipp 4: Die richtige Planung der Unterkunft

Jetzt geht es an’s Eingemachte: Die Unterkunft. Bevor ihr mit der Auswahl geeigneter Kandidaten beginnt, solltet ihr euch über die nötige Ausstattung Gedanken machen. Dazu gehören zum Beispiel:

• eine stabile Internetverbindung

• ausreichend Arbeitsplätze für alle Teilnehmer:innen der Workation

• eine ruhige Arbeitsatmosphäre

• eine Möglichkeit zum gemeinsamen Kochen (es sei denn ihr gehört zu den Großverdienern)

• Angemessene Schlafmöglichkeiten

• Genügend Badezimmer (wichtiger als ihr vielleicht denkt!)

Ein toller Weg preisgünstig hochwertige Bleiben zu finden, ist Airbnb (keine Werbung). Doch beachtet bei der Wahl die oft nötige Vorauszahlung eines Teils der Gesamtsumme, sowie die Stornierungsbedingungen, damit im Nachhinein keine  böse Überraschung droht! 

Tipp 5: Aufenthalt vor Ort vorplanen

Raum für spontane Aktivitäten ist am Ende natürlich immer, klar, aber eine grobe Planung empfiehlt sich dennoch. Sammelt zu diesem Zweck zum Beispiel in einem geteilten Google-Dokument interessante Freizeitaktivitäten, Cafés, Restaurants, Bars und Sehenswürdigkeiten, die ihr während der Workation erleben möchtet. Für die Durchorganisierten gerne schon mit dem Vermerk konkreter Tage. 

Tipp 6: Weit im Voraus planen

Hört sich banal an, ist allerdings zentral, um nicht die Kosten für die Workation in die Höhe zu treiben. Meiner Erfahrung nach lohnt es sich, alles bereits ein halbes bis dreiviertel Jahr im Voraus festzuhalten und zu buchen. So wird nicht nur die Unterkunft in der Regel deutlich günstiger, sondern es entsteht auch eine gewisse Verbindlichkeit. Aber aufgepasst: Habt für den Fall eines kurzfristigen Ausfalls (z.B. durch Krankheit) einen Ersatzplan in der Hinterhand.

Workation mit oder ohne Einbeziehung des Arbeitgebers

Beide Modelle sind üblich und jedes bringt Vor- & Nachteile mit sich. Meine erste eigene Workation fand ohne Beteiligung der Arbeitgeber statt und hatte einen privaten Rahmen unter Kollegen (und Freunden). Wird eine Workation über das Unternehmen organisiert, nimmt oft ein Großteil der Belegschaft an dieser Workation teil - auch vor dem Aspekt Teambuilding. Eine positive Seite ist hier sicher die weitestgehende Kostenübernahme und damit verbundene finanzielle Entlastung der Teilnehmer:innen. Allerdings schränkt sich der individuelle Rahmen und die Planung erheblich ein und wird mehr oder weniger vorgegeben. 

Denkbar ist zudem das Bezahlen oder bezuschussen einer individuellen Workation durch den Arbeitgeber als Job Benefit. Auch in diesem Fall gilt es die Rahmenbedingungen und Voraussetzungen genauestens abzuklären.

Vita 34 AG

Teamleiter Marketing Deutschland (m/w/d)

Leipzig

17-05-2024 - Vollzeit

FLOCERT GmbH

Referent für Geschäftsentwicklung (m/w/div) (Business Development Officer)

Bonn

17-05-2024 - Vollzeit

PARSA Haar- und Modeartikel GmbH

Grafik Designer / Mediengestalter (m/w/d)

17-05-2024 - Teilzeit

Vor- & Nachteile einer Workation - Ist wirklich alles toll?

Wer auf einer Workation nur Friede, Freude & Eierkuchen und eine ausnahmslos tolle Zeit erwartet, der sollte seine Erwartungen dämpfen. Eine gut geplante Workation ist definitiv ein echtes Highlight und die Möglichkeit, aus dem Arbeitsalltag und Gewohnheiten auszubrechen, bringt aber auch Schattenseiten mit sich. 

Vorteile einer Workation:

• Neue Perspektiven durch den Ortswechsel

• (Nachhaltige) Steigerung der Motivation und Zufriedenheit im Job

• Trotz Arbeit eine Möglichkeit (auch in der Nebensaison) an Urlaubsorte zu gelangen

• Positiver Effekt im Hinblick auf das Teambuilding (mit Klassenfahrt Vibes)

Nachteile einer Workation:

• Eine oft doch hohe Belastung, mehr “Work” als “ation”

• Freie Zeit ist nur für morgens, mittags, abends oder am WE verfügbar

• Man sitzt 24/7 aufeinander, so kann die Workation zur Herausforderung der Teambeziehung werden

• Hohe Kosten (Unterkunft, Anreise, Mittagessen, Kochen & allgemeine Verpflegung, Restaurant, Freizeitaktivitäten, etc.)

Die besten Locations für eine gelungene Workation auswählen

Es existiert nicht die eine Formel, um den passenden Ort für eure Workation auszuwählen - vieles hängt von den individuellen Voraussetzungen wie Budget, Arbeitszeiten und der Teilnehmerzahl ab. Nichtsdestotrotz habe ich einige Faktoren zusammengestellt, die für die Wahl der Location wichtig sind:

• Distanz zum Reiseziel

• Berücksichtigung unterschiedlicher Preise je nach Land

• Soll die Workation innerhalb Deutschlands stattfinden? Europa? International? 

• Zeitverschiebung bei der Arbeitszeiten beachten

Aus eigener Erfahrung bieten sich für die allermeisten Workations die Niederlande, Deutschland oder (wenn es etwas wärmer sein soll) Staaten wie Kroatien oder Italien an. 

Das Fazit zur richtigen Planung einer Workation

Um den Bogen zu schließen, kann ich grundsätzlich die Planung einer Workation empfehlen. Letztlich werdet ihr nur durch Ausprobieren feststellen, ob ihr der Typ für Arbeiten mit Strandblick seid oder doch lieber Arbeit und Urlaub sauber voneinander trennt. Wichtig ist, dass ihr euch über mögliche Herausforderungen und Chancen genau im Klaren seid und die Planung der Workation gründlich angeht.